Voorafgaande aan de realisatie van een project, is het belangrijk om een omgevingsanalyse te maken. Dankzij zo’n analyse wordt duidelijk welke partijen, evenementen, projecten en eventuele raakvlakken er in de omgeving aanwezig zijn. Aan de hand van de analyse kan ik mijn rol als omgevingsmanager bepalen en zodoende de omgeving zo goed mogelijk meenemen in de aanloop, voorbereiding en realisatie van het project. In dit artikel leg ik uitgebreid uit wat een omgevingsanalyse is en waarom het belangrijk is en hoe ik aan de hand van zo’n analyse te werk kan gaan. Lees dus snel verder!
Wat is een omgevingsanalyse?
Met een omgevingsanalyse (ook wel omgevingsscan genoemd) breng je in kaart welke partijen in de omgeving van een project aanwezig zijn. Dankzij de analyse kom je ook te weten of het project reeds gedragen wordt of dat er veel weerstand is vanuit de betrokken partijen.
Waarom is een omgevingsanalyse belangrijk?
Een project is voor de omgeving vaak best ingrijpend, zowel in de voorbereiding als in de uitvoering. Alle partijen die bij een project zijn betrokken, bepalen het succes ervan. Daarom is het belangrijk dat voorafgaande aan de realisatie van het project eerst goed de omgeving in kaart wordt gebracht en geanalyseerd. Aan de hand van de resultaten van de analyse kan een goede strategie worden bepaald om alle betrokken partijen mee te nemen in de plannen. Zodoende kan er draagvlak voor het project komen en kan de realisatie ervan soepel verlopen.
Hoe wordt een omgevingsanalyse gemaakt?
Bij het maken van een omgevingsanalyse wordt de omgeving in kaart gebracht. Op basis van de bouwactiviteiten wordt gekeken naar de impact van het project op de nabije omgeving waarin het plaatsvindt. Daarnaast kijk ik bij het maken van de omgevingsanalyse of er bijvoorbeeld evenementen, projecten of andere raakvlakken aanwezig zijn in de omgeving waarin het project gaat plaatsvinden. Door dit in kaart te brengen, kan daar in de uitvoeringsplanning van het project rekening mee worden houden en kan er met de juiste stakeholders worden afgestemd.
Wie moet er benaderd worden?
Door een omgevingsanalyse te maken, kan worden bepaald welke bewoners, lokale ondernemers, scholen en andere stakeholders benaderd moeten worden. Er kan ook worden bepaald wat de issues zijn, waar het belang en de behoefte ligt en welke invloed zij hebben op een project. Vervolgens kan er een strategie worden vastgesteld. Nadat de strategie is vastgesteld, maak je een tijdsplanning en ga je de stakeholders betrekken. De laatste stap is het monitoren en meten van resultaten. Aan de hand hiervan kan je bijsturen.
Het maken van een plan van aanpak
Aan de hand van de omgevingsanalyse kan de strategie van het project worden bepaald. Veelal worden er meer plannen gemaakt bij de start van een project.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan een:
- (strategisch) Omgevingsmanagementplan;
- Communicatieplan;
- BLVC plan;
- Verkeersmanagementplan;
- En soms nog meer aanvullende specialistische plannen op het gebied van omgevingsmanagement.
Dankzij de omgevingsscan kan worden bepaald welke middelen er worden ingezet om de betrokkenen aan dezelfde kant te krijgen. Het uitgangspunt hierbij is dat de bewoners, lokale ondernemers en andere stakeholders efficiënt, op tijd en volledig worden geïnformeerd. Hiervoor is een directe lijn met de uitvoering van belang.
Denk bij middelen die kunnen worden ingezet bijvoorbeeld aan het:
- Organiseren van een bewonersavond;
- Opzetten van klankbordgroepen;
- Versturen van nieuwsbrieven;
- Het inzetten van een projectapp;
- BLVC overleggen met stakeholders;
- Diverse overleggen met bevoegd gezag en andere (bestuurlijke) stakeholders.
Omgevingsanalyse bij infraprojecten
Infraprojecten zijn over het algemeen veel complexer dan bouwprojecten, omdat je bij dit soort projecten te maken krijgt met complexere omgevingsissues en knelpunten. De complexe omgevingsissues en knelpunten die bij zulke projecten komen kijken, breng ik veelal vooraf in kaart. Hierdoor kan goed de strategie voor de realisatie worden bepaald. Bij dit soort projecten houd ik mij vooral bezig met de verbinding tussen het bouwproces, de mens en zijn omgeving. Oftewel alle bestuurlijke en niet-bestuurlijke stakeholders met hun belangen, wensen en emoties. Bij dit soort projecten heb ik veelal de rol van een (strategisch) omgevingsmanager (IPM/Kernteam-rol). In deze rol heb ik veel contact met alle betrokkenen, van opdrachtgever, de lokale ondernemers en omwonenden tot aan bestuurlijke stakeholders. Dit doe ik om ervoor te zorgen dat er draagvlak ontstaat voor het project.
Omgevingsanalyse bij bouwprojecten
Bouwprojecten zijn tegenwoordig veelal binnenstedelijk en soms zelfs letterlijk in de achtertuin van bewoners. Bij bouwprojecten krijg je dan ook doorgaans te maken met andere omgevingsissues dan bij infraprojecten. Betrokkenen bij een bouwproject zijn bijvoorbeeld bewoners die bang zijn voor schade aan hun woning, bouwverkeer in de straat, stof in de tuin of op het balkon of lawaai waardoor ze vroeg wakker zijn. Door alle betrokkenen en hun wensen en bezwaren vooraf in kaart te brengen, kan de strategie worden bepaald om het project zo soepel mogelijk te laten verlopen. Mijn rol bij dit soort projecten is doorgaans veel meer die van een interactieve en proactieve stakeholder- en communicatiemanager. Het is van groot belang om de bewoners vroegtijdig mee te nemen in de werkzaamheden en planning. Dan weet men namelijk wat we doen en hoe we rekening houden met de omgeving.
Ik pas mijn rol als omgevingsmanager continue aan de omgeving aan
Bij infraprojecten is veelal een andere vorm van omgevingsmanagement nodig dan bij bouwprojecten. Ook bij langdurige contracten, zoals bijvoorbeeld assetmanagement, is meestal een andere vorm en inspanning nodig. Bij infraprojecten is meer (strategisch) omgevingsmanagement nodig en bij bouwprojecten juist meer interactief en proactief stakeholder- en communicatiemanagement. Als ervaren omgevingsmanager kan ik heel goed beide rollen aannemen. De afwisseling hierin maakt het ook leuk. Dankzij mijn deskundigheid en ervaring weet ik als vanzelfsprekend dé vorm van omgevingsmanagement toe te passen die bij een bepaald project nodig is. Het kan zelfs voorkomen dat in bepaalde fasen van een project een andere vorm van omgevingsmanagement nodig is dan in andere fasen. Het is voor mij geen enkel probleem om zelfs binnen een project van rol te switchen. Hierdoor weet je als opdrachtgever zeker dat tijdens elke fase van het project het omgevingsmanagement wordt toegepast die voor die fase van belang is.
Omgevings- en/of stakeholdermanager nodig? Neem contact met mij op!
Wil je gebruikmaken van mijn werkzaamheden als omgevings- en/of stakeholdermanager? Neem dan gerust contact met mij op, zodat we samen de mogelijkheden kunnen bespreken.